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Aus dem Urlaub zurück und Hunderte Mails? Das solltest du jetzt dringend tun

Bist du nach dem Urlaub wieder im Job, türmen sich die Mails. Aber keine Panik.
Bist du nach dem Urlaub wieder im Job, türmen sich die Mails. Aber keine Panik.
Foto: iStock/Deagreez
Du kennst das: Gerade aus dem Urlaub wieder da und schon wieder gestresst. Schließlich warten Hunderte E-Mails darauf beantwortet zu werden. Mit diesen Tricks kommst du schnell wieder zur Ruhe.

Wer arbeitet, kennt das: Meist ist die ganze Entspannung eines Urlaubs schon am ersten Tag im Büro verflogen. Dann wartet nicht nur ein Meeting nach dem anderen, sondern auch ein Berg an E-Mails. Statt ihn wegzuschieben, solltest du gleich anfangen aufzuräumen. Unsere Tipps helfen dir dabei, nach dem Urlaub das Mail-Chaos zu bändigen.

Aus dem Urlaub wieder da und unzählige Mails: Beende das Chaos mit simplen Tricks

Das Problem, wenn du gerade aus dem Urlaub zurück bist: Während du noch versuchst Hunderte Mails im Griff zu behalten, um die du dich auf Ibiza nicht scheren musstest, trudeln fröhlich weitere elektronische Nachrichten in dein Postfach. Die Folge: Du bist schon am ersten Tag nach deinem Urlaub völlig genervt und gestresst. Das muss doch nicht sein. Folge lieber diesen Anweisungen.

Tipp 1: Lass die Abwesenheitsnotiz aktiv

Erst einmal solltest du damit beginnen, die Erwartungen der Kollegen oder externen Partner herunterzuschrauben beziehungsweise sie nach deinem Willen festzulegen. Das bedeutet im Klartext: Verbring deinen ersten Tag zurück im Büro (oder wo auch sonst du arbeitest) damit so zu tun, als wärst du immer noch weg. Klingt komisch? Ist aber so.

Lass deine Abwesenheitsnotiz noch einen Tag aktiviert oder kommuniziere auf anderem Wege, dass du nicht erreichbar bist, weil du dich erst wieder auf den aktuellen Stand bringen willst. Wenn du dann tatsächlich auf einige E-Mails antwortest, wird dir keiner böse sein.

Tipp 2: Selektiere zuerst die Newsletter

Willst du jetzt loslegen, deine Mails nach dem Urlaub abzuarbeiten, fang am besten damit an, den Haufen Newsletter in ein separates Postfach zu schieben. Wähle aber nur die Newsletter aus, nicht andere, eher unwichtige E-Mails. Das Risiko ist sonst zu hoch, dass du dich bei der Auswahl bereits in einzelnen Nachrichten verhedderst.

Tipp 3: Sende ein kurzes "Arbeite dran!"

Die wahre Arbeit geht erst los, wenn du anfängst, die E-Mails zu durchforsten. Es ist normal und auch effizient, sich zuerst die einfach zu beantwortenden Nachrichten vorzunehmen. Damit du aber nicht in Stress gerätst, dass Kollegen allzu lange auf dich warten müssen, weil der Austausch mehr Zeit in Anspruch nimmt, schreib eine kurze Antwort mit: "Arbeite dran!".

Gmail beispielsweise hat diverse Templates (Vorlagen) für derartige Antworten parat, die du dir nach Belieben zusammenstellen kannst.

Video: Die ersten Scheuklappen für Büroangestellte

Tipp 4: Stelle alle nicht-dringlichen E-Mails stumm

Nachdem du ein paar Kurz-Antworten (siehe Tipp 3) versendet hast, nutze die Snooze-Funktion bei Gmail oder Boomerang, um diese Nachrichten bis zu einem spezifischen Datum stummzustellen.

Tipp 5: Arbeite Top-Down

Nun sollten ausschließlich die dringendsten E-Mails in deinem Postfach sein. Nimm dir eine kurze Pause und leg dann los. Von oben nach unten solltest du dich arbeiten statt wahllos Mails herauszupicken. Halte dich daran: Keine E-Mail wird ignoriert, ohne beantwortet, stummgeschaltet oder archiviert zu werden.

Achte außerdem darauf, von Anfang an, To-dos und Kalendereinträge für Inhalte aus den E-Mails zu erstellen. Das ist produktiver als sie einfach in deinem Postfach zu lassen.

Tipp 6: Lass gut sein

Bist du an dem Tag angekommen, an dem du in den Urlaub gegangen bist, stoppe. Dann geh zum Ende deines Postfachs und arbeite dich hoch. Wie Fast Company erklärt, ist die Zeit nach dem Urlaub für das E-Mail-Chaos die produktivste. Das bedeutet, du kannst diese Zeit am besten nutzen, um dich um die Mails zu kümmern, die nicht länger relevant sind.

Lösche Altes, das du nicht mehr brauchst und bring so Ruhe in dein Postfach.

Fazit: Geh systematisch vor, wenn du aus dem Urlaub kommst

Es ist normal, dass deine E-Mails nach dem Urlaub schier zum Bersten bringen. Wenn du zurück im Job bist, solltest du dich aber gerade deshalb in Entspannung üben. Mit unseren Tipps kommst du so schneller zum Ziel, deine Kollegen nerven dich nicht und ganz nebenbei räumst du auch noch dein Postfach aus, wozu du sonst nie kommst.

Die Frage ist aber sowieso, ob die E-Mail bei der Arbeit 4.0 noch eine Rolle spielt. Schließlich wird sie mehr und mehr ersetzt, zum Beispiel durch Slack. Deshalb haben wir fünf Slack-Tipps für dich, die ebenfalls Ruhe und Struktur in deinen Arbeitsalltag bringen.

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