Wenn du dein Outlook-Postfach aufräumen möchtest, gibt es einige integrierte Funktionen, die super nützlich sind. Wie du sie andwendest und was du darüber hinaus noch tun kannst, um dein E-Mail-Postfach organisiert und aufgeräumt zu halten, erfährst du hier. Außerdem ist ein aufgeräumtes Postfach nicht nur für deinen persönlichen Überblick gut, sondern auch für das Klima. Durch die Lagerung deiner Daten wird der Stromverbrauch auf den Servern erhöht und mehr CO2 wird ausgestoßen. Also worauf wartest du noch? Ran an den digitalen Besen.
Outlook-Postfach aufräumen: Mit diesen Tricks wird es zum Kinderspiel
Zunächst einmal erklären wir dir, wie du deine Mails mithilfe von Posteingangsregeln organisieren kannst. Tools wie „Aufräumen“, „Archvieren“ und „Verschieben“ helfen dir dabei, deinen E-Mail-Eingang ordentlich zu halten. Praktisch ist auch, dass du dein Outlook-Postfach aufräumen kannst, indem du Regeln den E-Mail-Empfang erstellst. Du kannst zum Beispiel Mails bestimmter Absender:innen automatisch zu Ordnern sortieren lassen. Diese drei Funktionen solltest du kennen:
#1 Aufräumen
Du willst unerwünschte Mails schnell aus deinem Postfach löschen? Dann probiere es mit dieser Funktion. Du kannst zum Beispiel auswählen, das alle Mails eines bestimmten Absenders gelöscht werden sollen oder aber auch alle Inhalte entfernen lassen, die älter als 10 Tage sind. Gehe so vor, um von der Funktion Gebrauch zu machen:
- Wähle eine E-Mail der Quelle aus, von der du die Nachrichten löschen möchtest und klicke auf „Aufräumen“.
- Wähle nun aus, ob die Mails dieser Quelle generell gelöscht oder lediglich geordnet werden sollen.
- Bestätige deine Auswahl nochmal mit „Aufräumen“.
#2 Archivieren
Wenn du eine oder mehrere Nachrichten nicht mehr benötigst, kannst du sie archivieren. Auch das ist ein nützliches Tool, wenn du dein Outlook-Postfach aufräumen möchtest. Wähle dafür einfach eine oder mehrere beliebige E-Mails aus und klicke auf „Archivieren“.
#3 Verschieben
Es gibt in Outlook die Möglichkeit eigene Ordner zu erschaffen. Bekommst du zum Beispiel deinen Lohnbescheid immer per Mail zugesandt, lohnt es sich, einen Arbeitsordner zu erstellen. Daraufhin kannst du Nachrichten in die jeweiligen Ordner verschieben. Wähle dafür einfach eine oder mehrere Nachrichten aus und klicke in der Auswahlleiste oben auf „Verschieben“.
Weitere nützliche Optionen: Markieren und Sortieren
Nützlich sind auch die Tools zum Markieren und Sortieren von Posteingängen. Um eine Mail zu markieren, musst du lediglich mit dem Mauszeiger auf die Mailanzeige fahren und schon erscheint ein Fähnchen, dass du nun mit einem Klick bestätigen musst. Das Sortieren von Mails nach Datum, Name, Priorität und anderen Attributen kann auf von Vorteil sein. In der allgemeinen Anzeige musst du dafür nur auf „Filter“ klicken.
Externe Lösung: E-Mail-Cleaner
Wenn du Hilfe benötigst, um dein Outlook-Postfach aufzuräumen, kannst du auch zu einem externen Mail-Cleaner greifen. Bei sehr unübersichtlichen Postfächern kann solch ein Programm Wunder bewirken. In der Regel kosten diese aber einige Euro. Glücklicherweise können auch schon die vorgestellten Tools Abhilfe schaffen. Übrigens haben wir weitere Outlook-Tipps für dich: Um bei Outlook eine Mail zu drucken, musst du dies tun. Und falls du dich gefragt hast, was die Sendeabkürzungen CC und BCC bedeuten, findest du hier die Erklärung.