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Chaos im Posteingang? Mit diesen Gmail-Suchmethoden findest du alles wieder

Chaos bei der Informationsbeschaffung? Deinen Gmail-Posteingang zu durchsuchen, muss nicht zur Verzweiflung führen.
Chaos bei der Informationsbeschaffung? Deinen Gmail-Posteingang zu durchsuchen, muss nicht zur Verzweiflung führen.
Foto: imago/ Westend61
E-Mails sind fest in der tägliche Kommunikation verwurzelt. Dass du bei immer mehr Mails die Übersicht verlierst, ist aber ganz normal. Was du brauchst, ist eine perfektionierte Suche.

Was jetzt kommt, ist keine Überraschung: Gmail gilt schon seit 2012 als weltweit am meisten genutztes E-Mail-Programm. Das liegt nicht zuletzt an Googles allumfassender Dominanz, aber höchstwahrscheinlich auch daran, dass das Programm kostenfrei ist und jede Menge Speicherplatz bietet. Wir schlussfolgern jetzt also einmal, dass auch du ein solches Konto besitzt. Doch viel wichtiger: Weißt du, wie du deinen Gmail-Posteingang durchsuchen kannst, um gezielt E-Mails wiederzufinden? Wir zeigen dir die wichtigsten Suchoperatoren.

Gmail-Posteingang durchsuchen: So funktioniert es

Gmail kannst du an deinem Rechner, auf deinem Android-Smartphone oder auch mit dem iPhone und iPad nutzen. Allen gemein ist dabei natürlich die Gmail-Suchfunktion. Um diese zunächst ohne Spezifikationen oder Suchoperatoren zu nutzen, gehts du wie folgt vor:

  • Desktop: Gibt deinen Suchbegriff in die Suchleiste oberhalb der E-Mail-Liste ein und klick auf das Lupensymbol (Nachrichten aus den Ordnern Spam und Papierkorb werden nicht angezeigt).
  • Android: Tipp auf das Lupensymbol oben rechts, gibt deinen Suchbegriff ein und tipp noch einmal auf die Lupe (Nachrichten aus den Ordnern Spam und Papierkorb werden nicht angezeigt).
  • iPhone/ iPad: Gib deinen Suchbegriff in die Suchleiste oben ein, tipp dann rechts unten auf "Suchen" (Nachrichten aus den Ordnern Spam und Papierkorb werden nicht angezeigt).

Ich kann eine Nachricht nicht finden

Nutzt du das Programm am Desktop, kannst du deinen Gmail-Posteingang auch durchsuchen, indem du eine gezieltere Auswahl relevanter Informationen triffst. Hast du eine bestimmte Nachricht zum Beispiel nicht gefunden, kannst du zusätzliche Angaben zum Betreff, der Größe, dem Zeitraum etc. machen.

  • Klick in der Suchleiste auf das kleine Dreieck rechts. Dadurch öffnet sich eine Filtermaske.

Zusätzlich hast du die Möglichkeit, deinen Spamordner und Papierkorb zu durchforsten, da die dort enthaltenen Nachrichten nie Bestandteil der regulären Suchergebnisse sind.

  • Klicke in der Suchleiste auf das kleine Dreieck rechts.
  • Neben "Suchen" wählst du anstatt "Alle Nachrichten" nun "E-Mail + Spam + Papierkorb" aus.
  • Die Filtermaske nutzt du danach wie bisher.

Hinweis: Deine Suchanfragen werden in jedem Fall in deinem Google-Konto gespeichert, sofern du die Funktion Web- und App-Aktivitäten aktiviert hast. Willst du das nicht, kannst du sie pausieren:

  • Android: Einstellungen > Google > Google-Konto > Daten & Personalisierung > Web- und App-Aktivitäten > Den Slider auf "Deaktivieren" stellen und mit "Pausieren" bestätigen.
  • iOS/ Desktop: Im Browser bei Google anmelden und auf dein Profilbild oben rechts klicken > Google-Konto > Persönliche Daten & Privatsphäre > Meine Aktivitäten > Aktivitätseinstellungen > Web- und App-Aktivitäten > Den Slider auf "Deaktivieren" stellen und mit "Pausieren" bestätigen.

Google ist berüchtigt für massive Datenspeicherung und Standortlokalisierung, daher kann es nicht schaden, darüber nachzudenken.

Das sind die stärksten Gmail-Suchoperatoren

Um deinen Gmail-Posteingang zu durchsuchen, gibt es aber auch noch die Suchoperatoren. Diese mächtigen Tools ermöglichen dir eine noch gezieltere Suche nach Empfängern, Absendern, dem Betreff der E-Mail etc. Du kannst aber genauso Nachrichten ausschließen, ungelesene Nachrichten finden, markierte Nachrichten finden und vieles mehr.

  • Absender: from:Name
  • Empfänger: to:Name
  • Wörter in der Betreffzeile: subject:Suchbegriff
  • Nachrichten mit Anhang: has:attachment
  • Nachrichten mit Dateien aus Google Drive, Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen: has:drive, has:document, has:spreadsheet, has:presentation
  • Nachrichten aus einem Verteiler: list:info@beispiel.de
  • Anhänge mit bestimmten Namen und Dateitypen: filename:dateityp (Besipiel: filename:pdf), filename:name.dateityp (Beispiel: filename:text.pdf)
  • Suche nach und in gelesenen Nachrichten: is:read, is:read Suchbegriff
  • Suche nach und in ungelesenen Nachrichten: is:unread, is:unread Suchbegriff
  • Suche nach und in markierten Nachrichten: is:starred, is:starred Suchbegriff
  • Empfänger im Feld "Cc" oder "Bcc": cc:Name, bcc:Name
  • Nachrichten, die in bestimmtem Zeitraum gesendet wurden: after:JJJJ/MM/TT, before:JJJJ/MM/TT
  • Nachrichten, die älter/ neuer sind als bestimmte Zeitspanne in Tagen (d), Monaten (m) oder Jahren (y): older_than: (Beispiel: older_than:2d entspricht älter als zwei Tage), newer_than (Beispiel: newer_than:3m entspricht neuer als drei Monate)

Fazit: E-Mail-Chaos war gestern

Du kannst deinen Gmail-Posteingang durchsuchen wie ein Profi. Alles, was du brauchst, sind die zahlreichen Suchoperatoren. Chaos im Postfach sollte damit zumindest der Garaus gemacht werden, wenn es darum geht, schnell und mit wenigen Handgriffen die richtige Nachricht aufzuspüren.

Hast du zufällig auch optische Ansprüche an dein elektronisches Google-Postfach und bist mit dem neuen Layout unzufrieden, kannst du das Gmail-Design mit einem Handgriff ändern. Vielleicht musst du aber auch bald gar keinen Finger mehr rühren. Es gibt nämlich bereits eine KI, die in Gmail eigenständig für dich antwortet. Manchmal allerdings sorgt die noch unausgereifte Gmail-KI für interessante Fehler.

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