Du kennst PDF, das „Portable Document Format“. Dieser Dateityp ist vor allem nicht mehr wegzudenken, weil er so praktisch ist. Nicht jedem ist aber bekannt, wie sich das universelle Format aus anderen Dateien reproduzieren lässt. Deshalb zeigen wir dir jetzt, welche Methoden helfen, deine Dateien in PDF umzuwandeln.
Warum sollte ich etwas in eine PDF-Datei umwandeln?
PDF ist bequem. Vor allem weil seine Eigenschaften das Format weltweit und universell einsetzbar machen.
- PDF sieht auf fast allen Computern gleich aus.
- Die Größe des PDF-Dokuments ist meist kleiner als die der Originaldatei.
- PDF-Dokumente können verlustfrei und originalgetreu versendet werden.
- Als Autor kannst du je nach Leseprogramm den Verwendungszweck definieren und das PDF-Dokument so schützen.
- Du kannst ein Passwort vergeben und das PDF vor unbefugtem Zugriff bewahren.
- PDF-Dateien können mit kostenlosen Leseprogrammen angeschaut werden.
Hinweis: Um deine in PDF umgewandelten Dokumente am Ende auch lesen zu können, benötigst du ein entsprechendes Programm, wie den Acrobat Reader von Adobe.
#1: Microsoft Office-Dateien in PDF umwandeln
Word, Excel und PowerPoint sind wahrscheinlich die Programmdateien, die du am häufigsten in PDF umwandeln willst. Dazu gibt eine ganz einfache Lösung:
Office 2010 und neuer
- Öffne das Word-/ Excel- oder PowerPoint-Dokument, dass du in PDF umwandeln möchtest.
- Klicke auf den Menüpunkt „Datei“.
- Wähle „Speichern unter“ aus.
- In der Dropdown-Liste unter dem Dateinamen findest die du Option „PDF“.
- Wähle sie aus und dein Dokument wird als PDF abgespeichert, sobald du mit „Speichern“ bestätigst.
- Klickst du vorher auf „Optionen“, lässt sich beispielsweise ein Passwort für das spätere Öffnen des Dokuments anlegen.
Office für Mac
- Öffne das Word-/ Excel- oder PowerPoint-Dokument, das du in PDF umwandeln möchtest.
- Klick auf den Menüpunkt „Datei“.
- Wähl „Speichern unter“ aus.
- Weiter unten im Fenster klickst du nun auf „Dateiformat“ und wählst „PDF“ aus.
- Anschließend bestätigst du deine Eingabe mit „Exportieren“ oder Speichern“.
Word Online
- Geh über „Datei“ zum Befehl „Drucken“. Es wird ein standardmäßiges PDF-Dokument erstellt.
- Du kannst das Online-Dokument über die Option „In Word öffnen“ auch mit der Desktopanwendung starten. Danach folgst du den oben genannten Schritten.
- Wandelst du die Dateien in PDF um, werden alle Formatierungen beibehalten. Da gilt auch für den Druck der Datei.
#2: Mit Windows 10 deine PDF aus Webseiten, Fotos etc. erstellen
Erstmalig mit Windows 10 hat Microsoft ein Tool geliefert, dass es dir erlaubt, PDF-Dateien direkt zu erstellen. Das funktioneirt über den sogenannten PDF-Drucker, der ins Betriebssystem integriert ist. Er ist in allen Anwendungen nutzbar und kann sogar ganze Webseiten und Fotos in PDF umwandeln.
- Öffne das Programm oder den Inhalt, den du im PDF-Format speichern möchtest.
- Über das Programm-Menü rufst du die Option „Drucken“ auf und wählst dort den „Microsoft Print-to-PDF“ aus.
- Ein Feintuning kannst du über die Option „Einstellungen“ vornehmen. Dort stellst du zum Beispiel Hoch- oder Querformat ein.
- Bestätige mit „Ok“ und klick anschließend auf „Drucken“.
- Windows 10 öffnet den „Speichern unter“-Dialog, in dem du noch den Dateinamen und den Speicherort vergeben kannst.
- Klickst du auf „Speichern“, wird der ausgewählte Inhalt in PDF umgewandelt.
#3: PDF-Dateien mit dem PDF-Drucker erstellen
Hast du kein Windows 10, kannst du dennoch auf gleiche Weise PDF-Dokumente erstellen, du brauchst nur einen der zahlreichen PDF-Drucke, wie doPDF oder PDFCreator.
- Installier das Programm.
- Es wird dem Druckdialog von Windows dann automatisch hinzugefügt, sodass du zwischen deinem Drucker und dem PDF-Drucker auswählen kannst.
- Die weitere Nutzung erfolgt dann analog zur Bedienung unter Windows 10.
Tipp: Hast du in den Einstellungen die Möglichkeit, die Druckauflösung in DPI zu kalibireren, setz sie auf 300 dpi. Diese reicht auch aus, um Grafiken später noch optisch ansprechend auszudrucken. Niedrigere dpi-Werte sorgen dafür, dass die Größe der PDF-Datei abnimmt.
#4: PDF-Dateien mit Online-Konvertern erzeugen
Auch online hast du die Möglichkeit, deine Dokumente in PDF umzuwandeln. Dazu gibt es zahlreiche Konverter, durch die du fast alle Dokumenttypen über den Browser hochladen und zu einem PDF-Dokument verarbeiten kannst. Ein zusätzlicher Vorteil: Du kannst diese Dienste von überall aus nutzen. Eine kurze Google-Suche nach „PDF Online-Konverter“ sollte dich schnell ans Ziel bringen.
Fazit: PDF ist bequem und überaus leicht zu erstellen
Mach aus all deinen Dateien schnell ein universelles Dokument, dass du überall auf der Welt öffnen und nutzen kannst. Word, Excel und sogar ganze Webseiten in PDF umzuwandeln, ist nämlich wirklich simpel und mit wenig Aufwand verbunden. Noch viel besser: Es ist kostenlos.
Willst du vorher noch ein paar Tricks lernen? Wie wäre es mit 27 Windows-Tastenkürzeln, die dich schneller voranbringen? Du kannst auch lernen, wie du die häufigsten Excel-Fehler vermeidest. Selbst Google Docs hat Methoden für effizientes Schreiben, die das Kennenlernen lohnen.