Veröffentlicht inDigital Life

Gmail: 2 unverzichtbare Funktionen für dein Postfach

Nutzt du täglich Gmail, verlierst dich aber manchmal im
Nachrichtendschungel? Wir haben zwei sehr nützliche Funktionen für dich, mit denen du den Überblick behältst.

Gmail-Symbol auf einem Bildschirm unter einer Lupe.
u00a9 IB Photography - stock.adobe.com

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Zwar gibt es mittlerweile etliche Möglichkeiten, Nachrichten direkt an die gewünschten Adressaten zu senden. Doch besonders, wenn es einen offiziellen Charakter haben soll oder du einen möglichst lückenlosen Kommunikationsverlauf sicherstellen willst, geht immer noch nichts über die gute alte E-Mail. Zu den größten und bekanntesten Plattformen gehört in der Hinsicht Gmail. Wir stellen dir nachfolgend zwei Features vor, auf die du nicht verzichten darfst.

Gmail: Nutze die Labels

Es ist eine gängige Funktion, die du womöglich noch gar nicht auf dem Schirm hast. Aber bei Gmail hast du die Möglichkeit, mit sogenannten Labels zu arbeiten. Damit kannst du deine Nachrichten markieren und so ganz einfach und übersichtlich in einem eigenen Bereich anzeigen lassen.

Falls du regelmäßig viele E-Mails von verschiedenen Absendern erhältst, ist das eine gute Möglichkeit, sich schnell und einfach einen besseren Überblick über das zu verschaffen, was dich wirklich interessiert. Nutze zum Beispiel Labels wie „Arbeit“, „Familie“ oder „Shopping“, um deine Mails zu organisieren.

Gut zu wissen: Hast du noch kein Konto, willst dir aber eines zulegen? Wir erklären dir, wie du ein Gmail-Account erstellst und was du dabei beachten solltest.

So richtest du ein neues Label ein

Wichtige Information vorweg: Google selbst gibt an, dass man in der Gmail-App auf dem Smartphone keine neuen und individuelle Labels erstellen kann. Die folgenden Angaben und Anleitungen beziehen sich von daher ausschließlich auf die Desktop-Version von Gmail. Gerade im beruflichen Kontext wird das voraussichtlich ohnehin dein präferierter Modus sein, in dem du E-Mails empfängst oder versendest.

Gehe wie folgt vor, um ein neues Label zu erstellen:

  1. Öffne dein Gmail-Konto und schau in die linke Spalte.
  2. Dort wirst du unten bereits den Bereich „Labels“ sehen. Klicke dort auf das „+“-Symbol.
  3. Gib deinem Label einen passenden Namen, unter dem du bestimmte Nachrichten schnell einordnen und erfassen willst.
  4. Ferner hast du hier auch die Option, neue Labels unterhalb bereits bestehender aufzuhängen und so eine Hierarchie zu kreieren.
  5. Klicke auf „Erstellen“ und fertig.
Ausschnitte aus der linken Leiste bei Gmail in der Desktop-Version.
Hier erstellst du Labels bei Gmail. © eigener Screenshot

Versehe deine E-Mails mit Labels

Das ist allerdings nur die halbe Miete. Nun musst du nur noch deine Nachrichten mit dem entsprechenden Label versehen, damit du sie später ganz einfach wiederfindest. Tue dazu Folgendes:

  1. Wähle ein oder mehrere E-Mails aus, indem du jeweils einen Haken in dem Kästchen links setzt.
  2. Nun taucht oberhalb der ersten Nachricht eine neue Navigationszeile auf. Klicke da auf das Symbol für Labels.
  3. Hier kannst sie bereits vorhandenen Labels direkt zuordnen, diese verwalten oder auch direkt neue erstellen. Wähle das Passende für dich aus.
  4. Klicke auf „Anwenden“ und deine Mails sollten jetzt auch links unter dem Label erscheinen.

Falls du viele Nachrichten erhältst und du sie nicht alle sofort lesen kannst, solltest du also mit Labels Übersicht schaffen. So findest du sie später ganz einfach wieder.

Das Label-Symbol in der Navigationsleiste, nachdem eine Mail markiert wurde.
Hier weist du Mails ein konkretes Label zu, © eigener Screenshot

Gmail: Label-Filter erleichtern dein Mail-Leben beträchtlich

Labels allein sorgen schon für eine deutliche Verbesserung deiner Mail-Organisation. Willst du aber noch mehr rausholen, solltest du nicht auf Filter für deine Labels verzichten. Mit ihnen kannst du dafür sorgen, dass eingehende Nachrichten nicht erst im allgemeinen Posteingang landen, sondern direkt unter das richtige Label eingeordnet werden. Tue dazu Folgendes:

Suchleiste bei Gmail.
Hier öffnest du die Optionen in der Gmail-Suchleiste. © eigener Screenshot
  1. Dazu musst du die Suchleiste in Gmail ansteuern. Am rechten Rand der Suchmaske klickst du auf das Symbol für weitere Optionen.
  2. Nun öffnet sich ein Feld mit mehreren Optionen. Hier kannst du frei entscheiden, welche Suchkriterien du für dich einstellen möchtest und welche Gmail berücksichtigen soll. Die Absenderadresse ist zum Beispiel sicher sehr praktisch, aber auch „Enthält die Wörter“, falls du wiederkehrende Abos zu bestimmten Themen nutzt.
  3. Klicke dann auf „Filter erstellen“.
  4. Hier kannst du entscheiden, was mit den Nachrichten automatisch passieren soll, sobald sie die Suchkriterien erfüllen. Du kannst zum Beispiel Nachrichten automatisch löschen lassen, weiterleiten oder eben auch direkt ein Label anwenden. Wähle eine oder mehrere Optionen aus und klicke auf „Filter erstellen“.
Filter-Optionen für E-Mails bei Gmail.
Lege fest, was mit deinen Mails automatisch passieren soll. © eigener Screenshot

Mit diesen zwei Features kannst du dein Gmail schon sehr gut organisieren und aufgeräumt halten. Falls du aber noch mehr Ideen brauchst, haben wir hier für dich drei geniale Gmail-Tricks, die du unbedingt ausprobieren solltest.

Quellen: Google, eigene Recherchen

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