Bist du gewerbetreibend selbständig und zur Buchführung verpflichtet, musst du zahlreiche Unterlagen archivieren – das bedeutet auch, jeden Kontoauszug aufzubewahren (digital oder analog), und das über viele Jahre hinweg. Hältst du dich nicht daran, sind zum Teil hohe Geldstrafen möglich.
Kontoauszug aufbewahren: Wichtige Änderung seit Januar
Zunächst die gute Nachricht: Bislang lag die gesetzliche Aufbewahrungspflicht laut ARAG Rechtsschutz bei zehn Jahren für Buchungsbelege, zu denen auch Kontoauszüge gehören. Seit dem 1. Januar 2025 gelten an dieser Stelle neue Regeln, denn mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV hat der Gesetzgeber diese Frist auf acht Jahre reduziert. Das betrifft alle Belege, deren bisherige Frist zum 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
Auch bei der Frage, wer überhaupt zur Buchführung verpflichtet ist, hat sich etwas geändert. Seit Beginn des Wirtschaftsjahres 2024 gelten neue Umsatz- und Gewinnschwellen: Liegt der Jahresumsatz über 800.000 Euro oder der Gewinn über 80.000 Euro, besteht Buchführungspflicht. Bisher lagen diese Schwellen bei 600.000 bzw. 60.000 Euro.
Geregelt ist das im steuerrechtlichen Teil der Abgabenordnung. Ergänzend greifen handelsrechtliche Regelungen aus dem Handelsgesetzbuch sowie branchenspezifische Gesetze. Gewerbetreibende Selbständige müssen daher genau prüfen, welche Unterlagen sie wie lange aufbewahren müssen – denn die Fristen variieren je nach Dokument und gesetzlicher Grundlage.
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Diese Geldstrafen können drohen
Warum du als gewerbetreibende*r Selbständige*r mit Buchführungspflicht über die genannte Zeit überhaupt jeden Kontoauszug aufbewahren musst, hat einen einfachen Grund: Die Dokumente sind zentraler Bestandteil deiner ordnungsgemäßen, steuerlichen Nachweisführung, die für das Finanzamt von besonderem Interesse ist.
So kann die Behörde bis zu zehn Jahre rückwirkend eine Steuerprüfung anordnen. Kontoauszüge belegen Zahlungsvorgänge (zum Beispiel Eingänge von Kund*innen oder Ausgaben für Betriebsausgaben), ermöglichen die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge und dienen dem Beweis im Streitfall.
Verstößt du gegen die gesetzliche Vorgabe, kann es zu Bußgeldern und weiteren Sanktionen kommen. Laut Virchow Bund drohen Geldstrafen „bis zu 50.000 Euro und auch Haftstrafen, wenn Sie steuerlich relevante Unterlagen zu früh vernichten“. Wird im Fall von digitalen Belegen das Zugriffsrecht auf die Daten nicht gewährt, ist das Finanzamt der Abgabenverordnung (§ 146 Abs. 2b) zufolge berechtigt, ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 und 250.000 Euro zu verhängen. Es lohnt sich also umso mehr, Kontoauszüge richtig aufzubewahren beziehungsweise zugänglich zu machen.
Quellen: ARAG Rechtsschutz, Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, Virchow Bund, Gesetze im Internet
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